電話の際に気をつけること
ビジネスマナー＞ 電話を受けるとき・かけるとき
■ビジネスマナーは、仕事をスムーズに進めていく為に必要不可欠なルールです。電話を受ける時や電話をかける時、お客様の応対時など、 さまざまな場面でビジネスマナーを必要とされます。なかでも電話の受け方、かけ方は顔が見えない分、声のトーン、スピード、言葉づかい、 受話器の置き方や表情にまで注意が必要です。自分も周囲の人も気持ちよく仕事が出来るようにもう一度確認しましょう。
■電話を受けるとき
①受話器を取る・・・
ベルが鳴ったらすぐ左手（利き手と反対の手）で受話器を取る。右手はメモの用意を。３回以上鳴ったら「お待たせ致しました」のことばを。
②名乗る・・・
外線の場合は、会社名を。交換の場合には部課名を。
「はい、○○社でございます。」
③相手の確認と挨拶を・・・
「○○社の○○様でございますね。いつもお世話になっております。」
④用件を確認・・・
メモを取り、間違いのないように復唱する。とくに数字や名前は間違いのないように！
数字は言葉を変えて「２３日、来週の火曜日ですね」
名前は漢字を確かめながら復唱する。
電話を取り次ぐ時は「保留」にし、相手先と用件を要領よく伝える。
⑤受話器を置く・・・
相手が切るのを待って静かに受話器を置く。
■電話をかけるとき
①ＴＰＯを考える・・・
時間など相手の都合を考えてからかけましょう。
②かける前の準備・・・
用件のポイント、電話番号、所属、名前を確認し、必要書類も手元にそろえておく。
③先方が出たら名乗る・・・
「いつもお世話になっております。○○社の○○と申しますが、広報課の○○様はいらっしゃいますか」
④相手を確認、用件に入る・・・
「○○の件でお電話したのですが、今お時間よろしいでしょうか」
相手の都合を確かめながら用件を要領よく話しましょう。
⑤挨拶して切る・・・
「ありがとうございました。失礼致します。」かけた方から切るのが原則です。相手が上位の場合には相手が切ってから切りましょう。
■便利な言い回しを覚えましょう！
・相手の声が聞き取れない時・・・「少々お電話が遠いようですが・・・」
・相手が名乗らない時・・・「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか」
・担当者が電話中の時・・・「申し訳ありません。あいにく別の電話に出ております」
・相手が不在の時・・・「またこちらからお電話を差し上げます」「恐れ入りますが、伝言をお願いできますでしょうか」
■伝言のポイント
不在中に受けた電話の事を伝える時は、５Ｗ１Ｈを押さえて伝えましょう。
「恐れ入りますが、念のためお電話番号をお願いします。」と相手先の電話番号も聞いておくとよいでしょう。
①
誰に、どこの誰から伝言か
②
受けた日時
要件を５Ｗ１Ｈで確認。（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）
③
自分の名前